– Opowiedz od kiedy działacie na rynku?

Robert Górnik: Istniejemy od 2008 roku, rozpocząłem od firmy jednoosobowej, zajmującej się rozliczaniem pracy kierowców oraz cyfryzacją dokumentów wymaganych w transporcie, między innymi tzw. „wykresówek”. Po dwóch latach działalności zmieniliśmy strukturę i przekształciliśmy się w spółkę z.o.o. Wynikało to faktu, że postanowiliśmy zająć się branżą archiwizacji w szerszym kontekście, nie ograniczając się do firm transportowych. Zdecydowaliśmy się na przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej, co z kolei jest regulowane odpowiednimi przepisami, stąd konieczność przekształcania w spółkę.

– Przekształcenie przyniosło ułatwienia w funkcjonowaniu firmy?

Przyniosło nowe wyzwania i nowe problemy, ponieważ zarządzanie spółką i odpowiedzialność w działalności licencjonowanej różni się od prowadzenia firmy jednoosobowej. Z drugiej jednak strony, ta zmiana pozwoliła rozwinąć skrzydła.

– Na czym polega to rozwinięcie skrzydeł? Rozszerzyliście zakres oferty?

Tak. Aktualnie nasza firma ma dwie główne marki. Pierwszą marką jest PRO-VENTURA ARCHIWUM DEPOZYTOWE a druga to PRO-VENTURA CENTRUM ROZLICZANIA KIEROWCÓW. W obydwu przypadkach sami musieliśmy stworzyć wyspecjalizowane narzędzia, w tym przypadku platformy programowo-sprzętowe by lepiej organizować pracę i świadczyć kompleksowe usługi na najwyższym poziomie.

– Czym zajmują się te dwie marki? Jaki jest zakres usług?

Jeśli chodzi o archiwum depozytowe, to pomagamy organizować pracę wielu instytucjom. Wśród naszych usług oferujemy kompleksowo, wszystko co jest związane z archiwizacją. Zaczynając od porządkowania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz usług przechowawczych. Ta druga skierowana jest do firm, które dokumentacji produkują mnóstwo, a po skorzystaniu z naszej oferty mają już puste pomieszczenie, które mogą zagospodarować w inny sposób. Przechowujemy także dokumentację medyczną oraz kadrowo-płacową z firm i instytucji zlikwidowanych, Ponieważ akta płacowo-kadrowe muszą być przechowywane nawet przez pięćdziesiąt lat, przechowujemy je w naszych wyspecjalizowanych magazynach, a ta usługa jest kontrolowana przez Archiwum Państwowe i Urząd Marszałkowski.

– Co konkretnie podlega takiej kontroli?

Kontrolowany jest magazyn, a dokładnie zgodność z wymogami określonymi odpowiednimi przepisami. W szczególności chodzi tu o stałą temperaturę i wilgotność. Kontrolowana jest także sama usługa, sprawdzane jest czy wydajemy dokumenty w odpowiednim terminie, formie, a nawet w odpowiedniej cenie, która jest ustalona ustawowo, a także czy zgłosiliśmy do odpowiedniej instytucji. To bardzo ważne, bo za każdym razem, gdy przyjmujemy na stan likwidowaną firmę przesyłamy informacje do ZUS i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, po to by konkretna osoba mogła bezproblemowo znaleźć dokumenty potrzebne jej na przykład do naliczenia emerytury.

– Czy to pełen zakres waszych usług?

Nie. Oferujemy także dwie dodatkowe usługi: profesjonalne niszczenie dokumentów, które prowadzimy bardzo skrupulatnie. Podkreślę, że wszystkie dokumenty przeznaczone do zniszczenia są przewożone w zaplombowanych workach transportowych, każdy jest określony konkretnym numerem w spisie zdawczo- odbiorczym. Poufność treści zawartych w dokumentach jest dla nas priorytetowa. Ostatnią działalnością w tej branży jest pracownia renowatorska. Zajmujemy się naprawą dokumentów, fotografii, filmów, kronik.

– Czym zajmuje się wasza druga główna marka?

Jest nią centrum rozliczania kierowców. Tutaj oferujemy kompleksowe usługi dla firm transportowych, wszystko co jest konieczne dla poprawnego zatrudnienia i rozliczenia czasu pracy kierowcy. Oznacza to wszystko co jest związane z przygotowaniem poprawnej umowy, regulaminów, comiesięcznej analizy czasu pracy, czasu jazdy. Wyliczamy wszystkie wynagrodzenia, delegacje, co miesiąc sprawdzamy wszystko co może podlegać kontroli firmy transportowej.

– Wprowadziliście jakie szczególne innowacje?

Tak, od 2012 roku rozwijamy naszą platformę programowo-sprzętową TACHOBANK.PL, w skład której wchodzi portal oraz czytniki do pobierania danych z kart kierowców i tachografów cyfrowych. W chwili obecnej oferujemy też czytniki podłączane do smartfonów. Tak pobrane dane trafiają do naszego serwera skąd importujemy je do oprogramowania analitycznego. Nasz system służy do agregacji wspomnianych danych, ale także do przypominania o terminach ich pobrania, kończącym się przeglądzie, upływającym terminie ważności karty kierowcy itp. W drugiej wersji rozbudowujemy go o moduł elektronicznych akt pracownika. W ciągu kilku minut jesteśmy w stanie udzielić informacji na temat działań kierowcy. Produkt ten zdobył statuetkę Chełmskiego Niedźwiedzia Biznesu w kategorii: Produkt Roku 2018.

– Jakie kwalifikacje mają Wasi pracownicy? Trzeba ukończyć specjalne szkoły, szkolenia, kursy?

Zatrudniamy głównie absolwentów archiwistyki. Nie są oni jednak pozostawieni sami sobie, współpracujemy bowiem z doświadczonymi pracownikami posiadających wieloletnie doświadczenie w Archiwach Państwowych. Każdy rodzaj porządkowania dokumentów wymaga oddzielnej wiedzy. Inaczej wygląda to w szkole inaczej w gminie. My staramy się dysponować kadrami specjalizującymi się w każdej konkretnej dziedzinie. W Centrum Rozliczania Kierowców, wszyscy nasi pracownicy podlegają regularnym szkoleniom, ze względu na częste zmiany prawa i jego interpretacji, dodatkowo wszyscy zdali egzaminy państwowe uzyskując Certyfikat Kompetencji Zawodowych w Transporcie Drogowym, a także uprawnienia Doradcy do Spraw Przewozu Materiałów Niebezpiecznych. Ten ostatni trzeba odnawiać.

– Wiemy już jak wygląda wasza działalność dziś, wróćmy jednak do początków.

Pracowałem na etacie w firmie spedycyjnej. Z biegiem czasu zacząłem zauważać, czego na rynku brakuje, co w branży transportu stanowi trudność i założenie firmy miało na celu te braki zaspokoić. Proponowane usługi miały być odpowiedzią na ogromne zapotrzebowanie na rozliczania kierowców, ponieważ za naruszenia w tej dziedzinie były nakładane ogromne kary.

– Było zatem spore zapotrzebowanie, czy ułatwiło to start?

Początki były bardzo trudne! Wynikało to przede wszystkim z trudności znalezienia stosownej, jednoznacznej interpretacji przepisów. Bardzo trudno było skontaktować się z instytucjami kontrolującymi, jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Inspekcja Transportu Drogowego. Trudno było pozyskać konieczne informacje dla prawidłowego prowadzenia takiej firmy. Fachowców w tej branży było mało, a jeśli już trafiliśmy na specjalistę, to niechętnie dzielił się posiadaną wiedzą. To bardzo hermetyczne środowisko. To zniechęcało, ale z czasem, jeżdżąc na kolejne szkolenia, zdobywałem samodzielnie konieczną wiedzę.

– Jak dziś wygląda współpraca z tymi instytucjami kontrolującymi?

Współpracę z Państwową Inspekcją Pracy i Inspekcją Transportu oceniam bardzo dobrze. Dlatego że traktują nas jak partnerów do rozmowy, a nie zło konieczne. Inspektorzy zdają sobie sprawę, że udana współpraca przekłada się na bezpieczeństwo na drogach.

– Czy zmiany w zapisach prawnych wpływają na zapotrzebowanie waszych usług?

Kiedy zdarza się duża nowelizacja prawna, jak przy ustawie o transporcie drogowym, czy gdy wprowadzono minimalne płace za granicą, to także zwiększa zapotrzebowanie na nasze usługi.

– Jak zdobywacie klientów?

Wykorzystujemy różne sposoby, jednak szukając klientów spotykamy zaskakujący problem w postaci braku świadomości potrzeby skorzystania z takich usług. Potencjalny klient nawet nie jest świadomy zagrożeń, na które moja oferta jest odpowiedzią, więc najpierw muszę przeprowadzić szkolenie z zakresu potencjalnych kar i problemów, by w następnej kolejności dopiero przedstawić zakres oferty. Największy kłopot jest w przypadku małych i średnich firm. Duże firmy posiadają doświadczonych specjalistów jak prawnicy, księgowi, dzięki czemu są świadomi zagrożeń, ale też wdrażają odpowiednie rozwiązania.

– Jak przedstawia się kwestia “nieuczciwej konkurencji” w tej branży?

Jak w każdej branży istnieje zjawisko “nieuczciwej konkurencji”. Tutaj należy zwrócić uwagę na firmy, których oferta jest dużo tańsza. Niższa cena w ich ofercie wynika z kilku rzeczy: po pierwsze nie aktualizują oprogramowania, albo oprogramowanie jest nielegalne. W przypadku używanego oprogramowania, jakość niestety przekłada się na cenę. W branży archiwistycznej, zbyt niska cena może świadczyć o braku doświadczenia, albo o przechowywaniu w warunkach odbiegających od normy, np. w magazynach o niekontrolowanych warunkach, na paletach, czy w pudełkach i teczkach nie spełniających warunku obniżonej kwasowości. W przypadku utylizacji dokumentów, za niską ceną kryje się brak bezpiecznego transportu, nienadzorowane niszczenie, czy sprzedaż tych materiałów prosto do przetwórni, gdzie leżą na placu lub są niszczone przez osoby bez odpowiednich uprawnień w zakresie danych osobowych. Jeśli usługa ma być wykonana dobrze, nie może być poniżej pewnych cen.

– Pracujecie na terenie Polski. Czy macie w planach wejść na rynek zagraniczny?

Mój główny cel to jednak rynek polski. Dlatego, że możemy mieć bezpośredni kontakt z naszym klientem, w razie czego przyjechać do klienta i pomóc rozwiązać problem. Gdy będziemy pewni, że nasi klienci w Polsce są bezpieczni, zastanowimy nad rynkiem zagranicznym. Jednak interesuje nas bardziej popularyzacja naszych usług w Polsce.

Czytaj o przedsiębiorcach:

Jak oceniasz?

kliknij na gwiazdkę, aby ocenić

średnia ocen / 5. ilość głosów

jeśli uznałeś, że to dobre...

... polub nas w mediach społecznościowych

Nie spodobało się? Przykro nam...

Pomóż nam publikować lepsze teksty

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here